Una gestión del tiempo eficaz no solo mejora la productividad profesional sino también, la calidad de vida puesto que una de las causas de estrés más frecuentes es esa incómoda sensación de ir a contrarreloj al tener un montón de gestiones pendientes de resolver en un breve espacio temporal. Es positivo ser sincero y reconocer con humildad que a veces perdemos el tiempo en tonterías. Desde el punto de vista del coaching, el concepto “ladrones de tiempo” muestra precisamente estos puntos débiles que cualquier profesional puede identificar en su jornada laboral.
Pasos para ser proactivo frente al tiempo
1. Anota en tu agenda las tareas a realizar con el objetivo de evitar posibles olvidos de última hora. En ocasiones podemos confiarnos creyendo que recordaremos todos los datos y luego descubrimos descuidos inesperados. Ten una agenda únicamente para anotar las cuestiones de trabajo.
2. Consulta la noche anterior, qué tareas tendrás que realizar al día siguiente en el trabajo. Es mejor hacerlo el día previo para poder mantalizarte.
3. Consulta el correo electrónico en horarios establecidos cada día. Puedes consultarlo una vez por la mañana y otra por la tarde. Estar consultando de forma frecuente las novedades del correo electrónico te lleva a dispersar tu atención. Las nuevas tecnologías han traído consigo grandes servicios y comodidades pero también, grandes focos de distracción en el trabajo.
4. Existen trabajos que se pueden realizar con música durante algunos tiempos concretos. Existen tareas que requieren una menor concentración. En ese caso, elige una música suave y ponla en un tono bajo. La música puede ser incluso una forma de motivación que te ayude a concentrarte en los periodos de esfuerzo.
5. Comienza la jornada realizando los recados difíciles y tareas que requieren mayor esfuerzo y concentración. A primera hora de la mañana estás más descansado que a última hora de la tarde. El descanso también incrementa la concentración.
6. Si un compañero de trabajo acude a tu despacho y te consulta cualquier duda, pero estás ocupado en ese momento. Entonces, puedes concretarle otro horario específico en el que estarás disponible.
7. Busca el medio más eficaz para comunicarte con tu jefe o con tus compañeros. Existen asuntos que es mejor tratar cara a cara pero también existen otras informaciones que puedes comunicar de forma rápida a través de correo electrónico.
8. Existen cursos de gestión eficaz del tiempo que pueden ser una herramienta de reciclaje profesional muy positiva para establecer hábitos temporales más constructivos en el trabajo.
9. Llega cinco minutos antes del horario de inicio al trabajo para comenzar la jornada con tranquilidad y sin prisa. Márchate también a la hora prevista evitando prolongar la jornada más de lo necesario.
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