Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo

Organizar mi tiempo

Pautas para optimizar la gestión de nuestro tiempo y organizarnos mejor.

Muchas veces yo misma lo he pensado ¡No me da tiempo a nada!.

Tener la sensación de ir siempre con prisas, de no dar abasto, estar muy ocupado.. con muchos compromisos tanto profesionales como personales, pero aún así sentir que uno no avanza, que no llega a hacer lo que se propone, o que no se hace nada de provecho. También puede haber sensación de dispersión y de agobio, empezar muchas cosas y no acabarlas, o no saber por dónde empezar.. ¡ojalá el día tuviera 40 horas! ¿Te ha pasado alguna vez algo de ésto?

Hoy quiero hablaros de la gestión del tiempo y organización de nuestras actividades.

Este tema es muy amplio, hay multitud de estudios, métodos, recursos y áreas a tener en cuenta. Pero aquí os quiero resumir algunos puntos escenciales para optimizar la gestión del tiempo y organizarnos mejor: Os adelanto que tiene que ver con nuestros hábitos, con aprender e incorporar buenos hábitos y eliminar malos hábitos que hacen que no seamos eficaces.


Aprender a organizarse es una habilidad que se puede adquirir y perfeccionar:

No valen excusas del tipo "yo siempre he sido así", o "es imposible porque tengo mil cosas que hacer".. cuantas más cosas más importante es tener una buena organización. Seguro que conoces a gente que tiene la agenda muy llena y funcionan muy bien, sin agobios y de manera productiva.

Si tienes realmentes más tareas en tu rutima diaria de las que puedes abarcar, entonces estás organizando mal tu agenda. Puede que haya un problema a la hora de decir que no, a la hora de calcular el tiempo que te llevará cada cosa, de asumir responsabilidades que podrías delegar o que no son tuyas, de poner límites, o de pedir ayuda. Si más bien el problema es que no encuentras hueco para cosas que consideras importantes, que haces mucho pero sientes que no avanzas, que estás siempre ocupado pero no eres productivo, o que pierdes el tiempo y no sabes en qué, etc. Entonces puede que haya varios hábitos que modificar para optimizar el uso de tu tiempo.


Primero: Autoanálisis. ¿Cómo gasto mi tiempo?

Revisa tu día a día, las actividades que realizas y las cosas que consumen tu tiempo, toma nota de ello. Puedes incluso (y te recomiendo) utilizar herramientas para hacerlo como aTimeLogger  o en contexto más laboral Toggl. Te ayudará a tener una buena base sobre la que trabajar tu organización.

 


Evitar y eliminar distractores:

Mi primer consejo es eliminar el multitask y los distractores. Nuestro cerebro no tiene capacidad para procesar en paralelo: sino que va saltando su atención de una actividad a otra. Cuando las interrupciones son frecuentes o vamos saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no conseguimos profundizar ni focalizarnos en ninguna. Hemos de entrenar nuestro "Focus" (por cierto, este es el título de un libro estupendo de Daniel Goleman, si no lo has leído te lo recomiendo Focus (Ensayo))

Elimina las interrupciones: Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a la vez.  Si estás escribiendo un informe, no atiendas llamadas ni mires el mail. Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos hacen más lentos, cometemos más errores, y además nos generan ansiedad. 

Es imposible en algunos contextos eliminar las interrupciones por completo, pero hemos de tener un método para evitar todas las que podamos: 

Consultar el mail/mensajes (personaes y de trabajo)sólo en momentos concretos y cuando sabemos que podremos responder (y no cada vez que recibimos uno) De nada me sirve leer un mail de un cliente a las 23h, o ver un mensaje de un amigo justo antes de entrar en la ducha. No te preocupes por "¿y si es algo urgente?" .. de ser así llamarán varias veces o buscarán la forma de contactarte.

Cuando precisemos concentrarnos comunicar que no queremos ser interrumpidos para que los demás lo tengan en cuenta.

No empieces varias cosas a la vez. Si por ejemplo en el trabajo te piden una nueva tarea importante mientras estás haciendo una cosa, toma nota para ponerte con ello en cuanto acabes. Repito: Una cosa a la vez.  Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo "un momento" para irte a regar las plantas porque las ves algo mustias,  y además escribir un whatsap a tu hija.. una cosa a la vez. Si no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás. ( Por ejemplo: "voy a planchar lo que me de tiempo en media hora"." Voy a estudiar el temario de Biología de 16 a 17.30", "voy a leer el primer capítulo".. etc.) 

En el trabajo establece unas horas para recibir llamadas, y consultar mails. También puedes comentar a los demás tus horarios para que lo tengan en cuenta  ("llámame preferentemente a tal hora que suelo estar más disponible", o "consulto los mails a mediodía y a media tarde"..) 

Por supuesto si necesitas concentrarte en algo elimina posibles interferencias:  fuera móvil, redes sociales, internet.. etc. Puedes incluso impedirte tu mismo la entrada a determinadas webs y apps utilizando otros programas y apps como Self Control, o Focus, entre otros que podrás encontrar. También puedes quitar el sonido a las notifcaciones de móvil, apagar la tele, o si se acerca tu amigo a charlar comunícale amablemente que estás ocupado y que si no le importa habláis luego.

¿Te cuesta mantenerte concentrado? Puedes recurrir a técnicas como Pomodoro o practicar ejercicios de atención plena o mindfuldness para entrenarte a concentrar tu atención.

Organiza tu entorno: procura que tanto tu casa como tu espacio de trabajo estén limpios y ordenados, el orden de nuestro entorno físico ayuda al orden mental.
Reflexiona: ¿Cuáles son los distractores más habituales en tu día a día? 

 


Diferenciar lo urgente de lo importante:

¿Recuerdas el cuento de las piedras y el frasco? ( si no lo has leído puedes hacerlo AQUI) ¿Cuáles son tus piedras grandes? ¿qué cosas son importantes o prioritarias? ¿Familia, salud, amigos, una actividad que te hace disfrutar, inquietudes intelectuales..?

Muchas veces estamos llenos de pequeñas cosas urgentes.. (arenilla) .. que no nos deja lugar para lo realmente importante. Hacemos mil cosas y tenemos la sensación de no haber hecho nada. Haz una lista de tus "piedras grandes", de las cosas que son importantes en tu vida. Luego traducelo en acciones concretas que puedas incorporar en tu día a día (por ejemplo: llamar a mi Padre cada martes a las 20h, ir a clase de yoga el sábado a las 10h, jugar media hora con mi hijo al llegar a casa del trabajo, quedar para tomar un café con mi amiga Marta, dedicar el domingo de 20 a 21 a escribir poesía en mi libreta..)


Busca un método para organizarte. lleva agenda. Planifica.

Si, puede parecer muy obvio, pero no lo es: la planificación es fundamental. Planifica por escrito. Muchas veces confiamos en nuestra mente para todo y no recurrimos a soportes externos.. Mal. No satures la "Ram" de tu cerebro con listas de tareas, usa herramientas externas: apps, agendas, calendarios, etc. Tanto para lo profesional como para lo personal. Hay métodos como el GTD (Get Things Done) que pueden darte pautas de organización, o puedes buscar tu propio método: pero aprende a planificarte a corto, medio y largo plazo; y a no confiar solamente en tu "cabeza". Lleva agenda, planificadores, listas, calendarios.. etc. Puede ser difícil al principio si no tienes el hábito de hacerlo, pero puedes aprenderlo e incorporarlo en tu día a día.

Hay muchas herramientas que puedes utilizar, algunas de las que yo utilizo por ejemplo son: Google Calendar, Trello, Evernote y libretas.

¡Toma nota de todo!¡Trabaja tus ideas por escrito!

Tanto de las actividades que precisas realizar en tu día a día, como de tus ideas, proyectos a largo plazo, películas que te han recomendado, lugares que te gustaría visitar, libros que leer, objetivos personales.. etc.  

Por ejemplo: Tener una lista de películas recomendadas y echarle un vistazo cuando decidas pasar una noche de cine facilita las cosas. O ir desarrollando una idea que se te ha ocurrido de un nuevo proyecto en una libreta y juntar toda la información al respecto para plantearte el llevarla a cabo y cómo, evita que esa idea se pierda y facilita que puedas desarrollarla y concretarla mejor. 

Se trata de conseguir un buen equilibrio entre planificación e improvisación: ordenar y planificar tu día a día, tu ocio, tus ideas, pero sin ser rígido.


A la hora de apuntar las tareas en tu agenda o planificador ten en cuenta:

¿Cuáles son las actividades/tareas más importantes y cuáles las rutinarias? 

Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos hasta llegar a tareas que puedas ir colocando en tu agenda diaria.(Por ejemplo: "preparar la fiesta de cumpleaños de Ana" se traduce en acciones como: comprar globos, buscar receta de tarta y comprar los ingredientes, hacer las invitaciones, enviarlas.. etc)

¿Qué quieres acabar hoy?

¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? ten en cuenta incluso un margen de imprevistos y/o tiempos de desplazamiento.

¿Cuál es tu mejor momento del día? Hay horas del día en las que rendimos más, tenemos más energía, y otras en las que no. Ten en cuenta tu nivel de energía a la hora de asignar las tareas en tu agenda.

Traduce tus objetivos en acciones concretas para llevar a cabo (Por ejemplo: "Ponerme en forma" se puede traducir en: "salir a correr 20min por la mañana Lunes, Miércoles y Viernes", "ir a patinar el domingo", "Hacer la lista de la compra del sábado priorizando fruta, verdura y productos saludables")

Revisa. Detecta problemas y busca soluciones:

Personalmente me gustan las planificaciones y revisiones semanales, pero lo importante es ir haciéndolo cada poco tiempo: revisa tu agenda y evalúa "cómo fue la semana". ¿Has cumplido todo lo que te has propuesto? ¿hay cosas para las que no has "encontrado hueco"? ¿Qué ha pasado?

Puedes de esta manera detectar problemas y solventarlos:

¿Me llené la agenda con demasiadas cosas para este día?

¿Definí mal los objetivos ?

¿Tuve falta de motivación? ¿me puse excusas para no hacerlo?

¿No tenía energía o no conseguía concentrarme?

¿Prioricé otras cosas que no estaban en la agenda o me distraje?

¿ Me llevó más tiempo del previsto?

¿Algún imprevisto?
Esta revisión hará que la planificación de la semana siguiente sea mejor, y que puedas trabajar los problemas que te hayan impedido cumplir tus objetivos.


Cambia los "Tengo" por "Quiero":

Como he comentado en varias ocasiones, la forma que tenemos de contarnos a nosotros mismos las cosas determina cómo las vivimos emocionalmente.  Si hay una palabra que quite energía esa es "Tengo"- Si planifico mi día usando este imperativo es probable que acabe agobiada y desmotivada:

" Hoy TENGO que, esto y lo otro, y TENGO que..." ufff ya de sólo pensarlo me pesa.

Sin embargo cuando usamos otras palabras como "me gustaría", "quiero", "elijo", "prefiero".. la sensación es diferente:

"Hoy TENGO que ir al gimnasio" Vs "Hoy ME ENCANTARÍA ir al gimnasio"

"Hoy TENGO que terminar el informe" Vs "Hoy QUIERO terminar el informa"

"TENGO que ir al supermercado al salir del trabajo" Vs "PREFIERO Prefiero ir al supermercado hoy cuando salga de trabajar"

"QUIERO aprender a planificarme mejor" Vs "TENGO que planificarme mejor"

"Voy a hacer una lista con lo que ELIJO hacer para hoy" VS "Voy a hacer una lista con lo que TENGO QUE hacer para hoy" 
¿Se siente diferente verdad? 


 

.

Fuente: este post proviene de Psicologia-estrategica, donde puedes consultar el contenido original.
¿Vulnera este post tus derechos? Pincha aquí.
¿Qué te ha parecido esta idea?
Esta información nunca debe sustituir a la opinión de un médico. Ante cualquier duda, consulta con profesionales.

Esta idea proviene de:

Y estas son sus últimas ideas publicadas:

La perspectiva importa

La perspectiva que tomemos frente a un problema es fundamental: Supongo que alguna vez has escuchado que la perspectiva desde donde miremos las cosas es importante ¿verdad?. Cuando estamos preocupados ...

"Me siento solo"

Tristeza, sensación de vacío, soledad... ¿Quién no se ha sentido solo alguna vez? Literalmente "estar solo" significa estar sin compañía, no obstante cuando hablamos de "sentirnos solos ...

Recomendamos

Relacionado

Articulos de Psicologia consejos gestión del tiempo

5 consejos de gestión del tiempo para el nuevo curso

Consejos de gestión del tiempo para comenzar la nueva etapa con nuevos hábitos para optimizar los minutos. Este es un buen momento para hablar de gestión del tiempo porque es ahora cuando nos acostumbramos a muchas nuevas rutinas. Es evidente que en esta vuelta a la normalidad habrá muchas tareas que no te agraden en exceso pero seguro que hay otras que te ilusionan. Agárrate con fuerzas a esas. P ...

Autoayuda gestión del tiempo

Cómo mejorar la gestión del tiempo

El tiempo forma parte de la vida, motivo más que suficiente para optimizar los minutos y aprovechar cada instante. En la medida en que eres dueño de tu vida, te sientes más pleno y feliz que cuando vas a contracorriente de los acontecimientos. En este artículo de Psicología y Autoayuda te damos las claves para incrementar tu potencial. Consejos para aprovechar el tiempo 1. Diferencia espacios y cé ...

--

El tiempo es oro

Vamos ha hablar de gestión de tiempo. Hoy en día vivimos en un mundo frenético, todo se hace deprisa y corriendo, vamos justos a todas partes, para poder aprovechas hasta el último minuto de la actividad que estamos haciendo, queremos hacerlo todo en el menor tiempo posible, estar al tanto de todo lo que pasa. Cada mañana al despertar ya estamos conectados con el mundo entero a través de redes soc ...

ahorrar tiempo; bienestar; ideas; ...

Cómo simplificar tu vida (y aprovechar mejor el tiempo)

This picture is from this Mosca y Bendito post, but it represents perfectly the way I feel when I simplify my life and maximize my time. Here you have some tips so you can feel the same way as me and the gipsy girl on Whatsapp emojis La foto es de este post de Mosca y Bendito, pero me sirve perfectamente para ilustrar la sensación que tengo cuando consigo simplificar mi vida y aprovechar mejor m ...

Autoayuda organizar tiempo

Cómo Mejorar la Organización del Tiempo en 2016

El inicio de un nuevo año es una invitación para hacer las cosas del mejor modo posible puesto que el salto de página en el calendario es una invitación para vivir de un modo más consciente y hacer las cosas de otra manera. De hecho, en el inicio de un nuevo año deberíamos plantearnos cómo queremos repartir nuestros tiempos y cómo podemos optimizar mejor los días. Un día tiene un valor infinito si ...

Superación Personal

Cómo aprovechar nuestro tiempo libre en actividades productivas

Las personas más productivas no son más eficaces porque tienen más tiempo durante el día, sino porque hacen que cada minuto cuente. En otras palabras, saben cómo aprovechar al máximo el tiempo libre del que disponen. Durante el día, todos tenemos momentos de inactividad, ya sea estando de pie o sentados. Por ejemplo cuando estás atrapado en el tráfico, esperando a tu hijo salir de la escuela o sim ...

general comunicación coaching ...

Consejos para No Perder el Tiempo en el Trabajo

Una gestión del tiempo eficaz no solo mejora la productividad profesional sino también, la calidad de vida puesto que una de las causas de estrés más frecuentes es esa incómoda sensación de ir a contrarreloj al tener un montón de gestiones pendientes de resolver en un breve espacio temporal. Es positivo ser sincero y reconocer con humildad que a veces perdemos el tiempo en tonterías. Desde el punt ...

GESTIONA TU TIEMPO Y SÉ FELIZ

Tenía preparado un post sobre belleza antes de que se acercasen las fiestas, pero lo he dejado de lado ya que me embaucado un poco en otro proyecto (más mental y más personal) en el que, básicamente, consiste en ser feliz con la simpleza de las cosas y es el MINIMALISMO. Todo empezó con un calendario de adviento que lanzaron mis queridísimas amigas de la web AHORRADORAS con una serie de retos diar ...

psicología escritorio familias ...

Tiempo para sacar tiempo

Buenos días a tod@s! Hoy os quiero hablar del tiempo, ese bien tan preciado y tan escaso a la vez en algunos ciclos de la vida, como por ejemplo la maternidad (por decir algo al azar). Que no me da la vida, oiga!! Llevo un ritmo de vida frenético, la propia actividad del día a día junto a todo lo que voy añadiendo por gusto, hacen que los días se me pasen casi sin darme cuenta. Me falta descanso ...

organización tiempo tips organización

Planifica tu agenda esta Navidad para llegar a todo lo que te apetezca sin agobios

Empieza la semana maratón de actos sociales y compras antes de Navidad. Shows de los hijos (sobrinos o nietos), cenas de empresa, de amigos de diferentes pandillas, y así hasta Reyes. Compras de regalos, de ingredientes para tus menús, de billetes para algún viaje, etc. Demasiadas fechas y tareas para recordar, así que coge tu agenda o tu planificador semanal y empieza a rellenarlo. 1. Planifica 2 ...