Cómo diferenciar lo importante de lo urgente
Orientación Psicológica
Psicólogos especializados en trastornos del neurodesarrollo.En un mundo cada vez más estresante, donde parece que vas tarde y que vas a fallar continuamente por no estar a la altura y expectativas de los demás (muchas veces infundada), saber diferenciar lo urgente de lo importante es cada vez más relevante…
Muchas personas confunden lo urgente con lo importante porque parten del sesgo que lo más cercano tiene mayor valor que lo que se espera a más largo plazo. Esta dificultad para diferenciar estos dos conceptos hacen que la persona priorice lo más cercano porque adquiere mayor significación, unido a la dificultad que tiene la gente para establecer unas metas a largo plazo que le permitan guiar las conductas más importantes.
Este problema de diferenciar lo urgente de lo importante tiene un impacto en una mala gestión del tiempo a nivel productivo, así como en la salud mental, dejando una puerta abierta al estrés crónico.
Una de las claves para poder diferenciar ambos conceptos y poder llevarlos en el día a día, es a través de la Matriz de Eisenhower que más adelante os compartiré.
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Primero de todo, vamos a diferenciar qué es urgente y qué es importante.
Cuando algo es urgente, esto requiere de una atención inmediata, como contestar correos, contestar a llamadas y resolver imprevistos del día a día. Estas tareas tienen un impacto en el corto plazo, pero no tienen un impacto significativo a largo plazo. Y este es el punto más importante, el saber hasta cuándo la actividad presente te permite alcanzar o acercarte a esa meta a largo plazo.
Cuando una tarea es importante, es porque esto contribuye a las metas a largo plazo y al crecimiento personal o profesional. Por ejemplo, en un negocio, aprender nuevas habilidades que permitan gestionar la parte logística, o en el ámbito académico aprender nuevos métodos de estudio. En el ámbito personal, sería el cuidado de la salud y el fortalecer vínculos.
Por ejemplo, para diferenciar algo urgente de algo importante, pregúntate cuándo fue la última vez que llamaste a ese amigo/amiga para saber cómo se encuentra. Quizás no será tan urgente como responder a ese correo o whatsapp que te piden responder para YA, pero esa amistad puede durar más que ese trabajo o tarea que estabas haciendo.
Como método de supervivencia, estamos programados para responder de forma inmediata a estímulos que nos aparecen al momento, saltándose la jerarquía de prioridades del momento. Si a esto le sumamos las distracciones, el estrés asociado a las tareas y la creencia que la urgencia se relaciona con la productividad, tenemos un combo perfecto para estar ocupados todo el día en una rueda sin salida…
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La matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower proviene del presidente Dwight D. Eisenhower, que una vez dijo: Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante. De aquí se extrajo el concepto de matriz de Eisenhower, que se divide en cuatro cuadrantes:
Importante y Urgente
En situaciones de crisis y emergencias, son tareas que requieren de una acción inmediata con un impacto significativo. Por ejemplo, si un cliente envía un correo con un problema grave que si no se soluciona hoy, se perdería el contacto con dicho cliente.Importante pero no urgente
Son tareas con un impacto a largo plazo, pero que si no se hacen al momento no tienen un impacto negativo significativo en las metas a largo plazo. Es clave la planificación de dichas tareas para un mayor crecimiento.Urgente pero no importante
Son aquellas tareas que se relacionan con la interrupción y la distracción, porque requieren de una atención inmediata pero sin aportar un valor real a los objetivos. La clave aquí está en saber delegar y establecer horarios específicos para atender esas demandas.Ni importante ni urgente
Son las actividades que no generan ni beneficios a corto ni a largo plazo, consumiendo un tiempo altamente valioso. El mayor ejemplo sería el tiempo destinado a las redes sociales.El objetivo de la matriz es poder diferenciar las situaciones del día a día según las categorías de importancia y urgencia para poder decidir en todo momento qué hacer con el tiempo destinado, sabiendo en todo momento si lo que hacemos nos acerca a los objetivos propuestos.
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