Todas las oficinas tienen una cosa en común: están llenas de documentos y papeles de todo tipo. Clasificar la información y tenerla siempre disponible no es una tarea tan sencilla como parece y hay que dedicar el tiempo necesario para tener cada cosa en su sitio.
En este artículo te hablamos sobre los materiales que utilizan las oficinas para almacenar de su documentación.
Archivadores frente a carpetas colgantes
Mayoritariamente la mayoría de las oficinas se decantan por dos maneras de organizar la documentación. Una es el uso de carpetas o archivadores de anillas que se almacenan en estanterías. La otra consiste en el empleo de carpetas colgantes que se guardan en muebles, carpeteros o bastidores metálicos.
El método de los archivadores
Los archivadores de anillas están presentes en casi todas las oficinas. Incluso si buena parte de la documentación se guarda en otro tipo de soporte casi todas las oficinas optan por guardar parte de sus documentos en carpetas.
La ventaja del archivador es que el acceso a la información es bastante rápido. Para taladrar los documentos se utiliza la perforadora de papel. La mayoría de los archivadores de oficina tienen dos anillas. También se puede optar por las carpetas. La diferencia entre carpetas y archivadores es que los archivadores incluyen una palanca para abrir las anillas. Son más cómodos y más rapidos que las carpetas.
Dentro del archivador los documentos se pueden organizar a su vez con la ayuda de índices alfabéticos o númericos. Estos separadores tienen varias pestañas para clasificar los documentos de la A la Z o del 1 al 12 (o 1 al 31). Son estos indices los responables de que a los archivadores de anillas también se los conozca como archivadores AZ. Y es que muchos fabricantes en el lomo de los archivadores escriben la inscripción A-Z.
Cuando termina el año o el ejercicio económico los documentos ya no son tan necesarios y no se necesita acceder a ellos con tanta frecuencia. Es entonces cuando se pasa su contenido a una caja de archivo definitivo, que es más económica que un archivador. Se atan los documentos con gomas elásticas, se indica el contenido de la caja en su lomo y ya tenemos el archivador listo para un nuevo año
La segunda alternativa para la clasificación de documentos: la carpeta colgante.
Esta opción tiene una ventaja fundamental respecto a la primera: no hay que perforar los documentos. Con esto se ahorra tiempo y dinero ya que se elimina la necesidad de las taladradoras de papel. Ahora bien, las carpetas colgantes también tienen un inconveniente: la documentación no es tan accesible.
Los documentos se guardan dentro de la carpeta y éstas a su vez se cuelgan en muebles carpeteros o bastidores gracias a sus varillas. Por lo tanto cada vez que necesitemos un documento tendremos que ir hasta el mueble y buscar la carpeta correcta. Esto suele ser más lento que localizar el documento en un archivador de anillas, pero tiene la ventaja de que el documento no se estropea ya que no es necesario perforarlo (es ideal por ejemplo si se necesita hacer fotocopias o para guardar documentos que deban ser entregados a los clientes posteriormente).
El archivo definitivo de la documentación guardada en carpetas colgantes es un poco más complicado ya que tendremos que ir vaciando cada carpeta una a una.
Conclusión
Existen muchas maneras de organizar la documentación en una oficina, pero la mayoría de las empresas opta por los archivadores o carpetas colgantes. En cualquier papelería online como ofistore podremos encontrar ambas opciones.
Fuente: este post proviene de FISIOSTAR_Com Salud y Bienestar, donde puedes consultar el contenido original.
¿Vulnera este post tus derechos? Pincha aquí.
Creado: