1.- PERMISO WHATSAPP
Para poder hacer uso de Whatsapp, cada usuario deberá tener el permiso correspondiente. Para concederlo, basta con acceder a la ficha de nuestros usuarios y marcar el permiso WHATSAPP:
De esta manera nos aseguraremos de que sólo el personal autorizado haga uso de esta herramienta.
2.- VINCULACIÓN WHATSAPP
Al intentar hacer cualquier envío por primera vez, se nos abrirá una ventana de Whatsapp Web, en la que aparecerá un código QR a escanear:
Es en este momento cuando debemos acceder a Whatsapp en nuestro teléfono (el que decidamos usar) y seleccionar la opción Whatsapp Web que encontraremos en el menú de la parte superior derecha para escanear el código:
Y ya tenemos nuestra vinculación hecha!
3.- AUTORIZACIÓN DE PACIENTES
Solo a los pacientes que nos autoricen el envío de comunicaciones por Whatsapp les aparecerá el icono de envío. Una vez que el paciente nos lo autorice, debemos acceder a su ficha e indicarlo en el botón que señalamos en la siguiente imagen. Además, también podremos establecer la preferencia de recordatorio vía Whatsapp para que nos aparezca en cita y podamos recordar de manera rápida dicha preferencia.
****Por supuesto nuestro paciente debe tener marcada la casilla RGPD para hacer cualquier tipo de envío****
Al marcar la autorización nos aparecerá el siguiente mensaje:
****Si no queremos que el POP-UP aparezca de nuevo, debemos marcar el check que nos aparece en la parte inferior. Si desea conocer más información sobre la normativa RGPD, LOPD-GDD y LSSI-CE haga clic AQUÍ****
Al hacer una impresión de la ficha RGPD desde la ficha de nuestro paciente, aparecerán marcadas todas las autorizaciones:
4.- ¿CÓMO REALIZO LOS ENVÍOS?
Tenemos dos tipos de envío de Whatsapp:4.1.- Envío de comunicación/mensaje libre:
Este envío nos permite enviar cualquier tipo de mensaje a nuestro paciente, y no queda relacionado con la cita. Podemos hacerlo desde su ficha de paciente, haciendo clic el el botón que encontrarán junto al teléfono:
Al hacerlo, se abrirá nuestra versión web de Whatsapp para que enviemos lo que necesitemos:
4.2.- Envío de recordatorio de cita.
El envío de recordatorio se puede realizar de las siguientes maneras:1º Desde la cita:
Haciendo clic en el botón de Whatsapp que encontraréis dentro de la cita:
Automáticamente se nos abrirá la versión web con la plantilla que tenemos predeterminada en CONFIGURACIÓN>SMS:
Al hacerlo, en agenda aparecerá un botón de Whatsapp en VERDE que indica que la cita ha sido recordada:
2º Desde MARKETING>RECORDATORIO DE CITAS WHATSAPP
Al acceder a este apartado, encontraremos varios filtros:
Tipo: Tipo de citas a filtrar (Sin confirmar, Sin confirmar whatsapp, Confirmadas whatsapp, todas)
Agendas: Agendas que queremos filtrar para que aparezcan sus citas.
Fecha: Rango de fecha a seleccionar
Una vez hecho el filtro, en los resultados encontraremos varias columnas:
Válido: Nos indica si el teléfono del paciente es válido para el envío.
Recordada: Nos indica si ha sido recordada por alguna vía (sms, e-mail, teléfono, whatsapp).
Fecha: Fecha de la cita.
Hora: Hora de la cita.
Teléfono: Teléfono al que se le va a hacer el envío.
Asunto: Asunto de la cita.
Agenda: Agenda en la que está citada.
Además podremos elegir la plantilla de texto que deseemos que reciba el paciente, seleccionándolo en la parte inferior.
Para hacer el envío, tan solo tenemos que pulsar el icono de Whatsapp que aparece en la columna de Acciones. Esta columna también nos da acceso a la cita en cuestión (icono lápiz) y a la ficha del paciente (icono lupa). Al hacer el recordatorio desde este apartado, en agenda también quedarán marcadas las citas recordadas.
Por último, este apartado también nos ofrece un INFORME DE CITAS:
Al pulsarlo, nos descargará un archivo Excel en el que aparecerá la información de cada cita, si ha sido recordada y por qué vía se ha hecho el recordatorio.
**Os recordamos que también existen otras vías para hacer envíos de comunicaciones y recordatorios:
Recordatorio de citas SMS o E-MAIL.
Fuente: este post proviene de Salud para Medicos, donde puedes consultar el contenido original.
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